KI-gestützte Dokumentation (Noa Notes)

Was ist Noa Notes?

Zur Entlastung bei der medizinischen Dokumentation setzen wir in unserer Praxis optional das KI-gestützte Assistenzsystem Noa Notes ein. Noa Notes zeichnet das Arzt-Patienten-Gespräch auf, filtert medizinisch relevante Inhalte (z.B. Symptome, Diagnosen, Therapieempfehlungen) und erstellt daraus automatisch einen strukturierten Eintrag für die Patientenakte. Aufzeichnungen werden nach der Verarbeitung gelöscht — gespeichert wird ausschließlich der von der Ärztin geprüfte und freigegebene Dokumentationstext in der Praxissoftware.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung innerhalb der Praxis bleibt die NeuroPraxis Kleinmachnow. Der Anbieter Jameda GmbH (jetzt Docplanner) ist Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Freiwilligkeit — Ihre Einwilligung ist erforderlich

Der Einsatz von Noa Notes erfolgt ausschließlich mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie werden vor dem Gespräch darüber informiert und ausdrücklich gefragt, ob Sie dem Einsatz zustimmen.

Sie können jederzeit widersprechen:

• Vor dem Gespräch: Teilen Sie uns einfach mit, dass Sie den Einsatz der KI-Dokumentation nicht wünschen — es entstehen Ihnen keinerlei Nachteile. Die Dokumentation erfolgt dann wie gewohnt manuell durch die Ärztin.
• Während des Gesprächs: Sie können die Aufzeichnung jederzeit stoppen lassen.
• Nach dem Gespräch: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bereits gelöschte Audioaufzeichnungen können nicht rückgängig gemacht werden, der daraus entstandene Dokumentationseintrag kann auf Ihren Wunsch aus der Patientenakte entfernt werden (sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen).

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Welche Daten werden verarbeitet?

• Audioaufzeichnung des Gesprächs zwischen Ärztin und Patient:in während der Sprechstunde
• Aus der Audioaufzeichnung abgeleiteter Text (Transkript, das auf medizinisch relevante Inhalte gefiltert wird)
• Strukturierter Dokumentationseintrag, den die Ärztin prüft, ggf. korrigiert und freigibt

Die so erzeugten Dokumentationseinträge enthalten besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (Gesundheitsdaten).

Rechtsgrundlagen

• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO — ausdrückliche Einwilligung für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
• Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG — Verarbeitung für Zwecke der Gesundheitsvorsorge und medizinischen Diagnostik
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung für die Aufzeichnung als solche

Auftragsverarbeiter und Datenstandort

Jameda GmbH (seit 2024 Teil der Docplanner-Gruppe)
Landsberger Straße 110, 80339 München, Deutschland
Website: noa.ai/de

Datenverarbeitung:

• Die Audio- und Textverarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland bzw. der Europäischen Union
• Mit Jameda wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen (die allgemeinen AVV-Bedingungen von Jameda finden Sie unter jameda.de/auftragsdatenverarbeitung)
• Jameda ist ISO/IEC 27001 zertifiziert (Informationssicherheitsmanagement) — laut C5-Gleichwertigkeitsverordnung des BSI gleichwertig zu C5 Typ 2 (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik — Anforderungskatalog für eHealth-Anbieter)
• Alle Mitarbeiter von Jameda sind auf das Datengeheimnis und die Verschwiegenheitspflicht gemäß § 203 StGB (Berufsgeheimnisträger-Mitwirkende nach § 203 Abs. 4 StGB) verpflichtet

Technische Umsetzung:

• Die Spracherkennung basiert auf OpenAI Whisper und wird auf den eigenen Servern von Jameda in der EU betrieben. Während der Aufnahme werden alle 30 Sekunden Teilabschnitte zur Transkription gesendet, damit die Verschriftlichung in Echtzeit erfolgen kann
• Die KI-gestützte Zusammenfassung nutzt Microsoft Azure OpenAI Service — die Verarbeitung erfolgt in der EU; die USA dienen laut Anbieter ausschließlich als Back-Up-Lösung (abgesichert über das EU-U.S. Data Privacy Framework, siehe unten)
• Die Datenübertragung zwischen Praxis und Noa Notes erfolgt ausschließlich TLS-verschlüsselt
• Audiodaten werden nach der Verarbeitung automatisch gelöscht

Unterauftragsverarbeiter

Jameda setzt für den Betrieb von Noa Notes folgende Unterauftragsverarbeiter ein:

Internationaler Datentransfer

Die Datenverarbeitung findet grundsätzlich in Deutschland bzw. der EU statt. Für den Microsoft Azure OpenAI Service besteht eine Back-Up-Lösung in den USA. Dieser Datentransfer ist durch das EU-U.S. Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO) abgesichert. Eine routinemäßige Übermittlung personenbezogener Daten in die USA findet nicht statt.

Löschung und Speicherdauer

Die konkreten Löschfristen und -prozesse auf Anbieterseite sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Jameda geregelt (jameda.de/auftragsdatenverarbeitung). Auf Anfrage stellen wir Ihnen den relevanten Auszug zur Verfügung.

Schweigepflicht und besondere Schutzmaßnahmen

Die Ärztin und alle Mitarbeiter der Praxis unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht gemäß § 203 StGB. Jameda ist nach § 203 Abs. 4 StGB als „mitwirkende Person" in die Schweigepflicht eingebunden. Das heißt: Die Weitergabe von Gesprächsinhalten an Jameda zum Zweck der KI-gestützten Dokumentation ist gesetzlich gedeckt, solange Sie eingewilligt haben und die Daten zur Behandlungsdokumentation erforderlich sind.

Kein Training mit Patientendaten

Jameda verwendet keine Patientendaten, um KI-Modelle zu trainieren. Die Aufzeichnungen und Transkriptionen werden ausschließlich zur Erbringung des Dokumentationsdienstes und zur Qualitätssicherung verwendet. Weder Jameda noch AWS greifen routinemäßig auf die Gesprächsinhalte zu.

Keine automatisierte Entscheidung — kein Medizinprodukt

Noa Notes trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Das System erstellt lediglich einen Dokumentationsvorschlag — die medizinische Bewertung, Diagnose und Behandlungsentscheidung erfolgt ausschließlich durch die Ärztin. Jeder von der KI erstellte Eintrag wird vor der Übernahme in die Patientenakte ärztlich geprüft.

Noa Notes ist kein Medizinprodukt und stellt keine medizinische Beratung oder Diagnose dar. Es handelt sich ausschließlich um ein Hilfsmittel zur Dokumentation von Konsultationen.

Ihre Rechte

Sie haben bezüglich der mit Noa Notes verarbeiteten Daten alle Betroffenenrechte nach Art. 15–22 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) sowie das Recht auf Widerruf der Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Details finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung.

Weitere Informationen beim Anbieter: noa.ai/de
Servicebedingungen von Noa Notes: Servicebedingungen (PDF)
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): jameda.de/auftragsdatenverarbeitung